Учет движения денежных средств в аптеке

Содержание

Организация учета денежных средств в аптеке
Торговое и кассовое оборудование
Программное обеспечение для кассы
Маркировка товаров
Обязанности кассира
Камеры в кассовой зоне
Решение «БЭСТ-5. Кассир»

Деятельность аптек связана с постоянным поступлением наличных средств и ведением банковских расчетов. Поэтому розничные аптечные организации обязаны организовать ведение кассовых операций по правилам, установленным на законодательном уровне.

Четкие разъяснения на этот счет прописаны в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Документ устанавливает ряд требований в отношении учета поступления и дальнейшего движения денежных средств, соблюдение которых является обязательным. Нарушение Указания влечет к административной ответственности.

Организация учета денежных средств в аптеке

Основы учета денежных средств в розничных аптеках:

расходные кассовые ордеры — формируются в случае, если изымается сумма наличных средств, например, когда требуется выдача заработной платы работникам или во время инкассации;
приходные ордеры — формируются при поступлении сумм выручки от продаж или когда вливаются дополнительные средства на выплату заработной платы.

Краткий процесс денежного учета и его особенности:

Расчеты наличными и безналичными способами осуществляются за счет кассового оборудования.

Чтобы организовать удобный и полноценный учет денежных средств при продаже лекарственного товара, организуется автоматизация аптеки с помощью специального программного обеспечения. Заранее учитывается обязательная маркировка лекарств, желательно, чтобы интеграция с НС Честный ЗНАК была в рамках одного ПО.

Обеспечивается технический контроль за кассовой зоной, например, устанавливаются камеры.

О каждом нюансе учета денежных средств внутри аптечного учреждения поговорим отдельно.

Торговое и кассовое оборудование

Каждое аптечное предприятие, поскольку его деятельность связана с денежным обращением, обязано оборудовать онлайн-кассу и передать ее под отчет кассиру или фармацевту. Оборудование обязательно регистрируется в налоговом органе. Кроме того, к работе допускаются только устройства с фискальным накопителем и соответствующие требованиям 54-ФЗ.

Далее заводится кассовая книга или журнал кассира-операциониста. Он нумеруется и прошнуровывается, скрепляется подписями налогового инспектора, главного бухгалтера (если есть), заведующего аптекой и заверяется печатью предприятия.

Кассир — материально ответственное лицо, поэтому к такой работе допускаются только компетентные специалисты, знающие порядок и правила эксплуатации кассового оборудования.

В начале смены кассир фиксирует показания счетчика ККМ в журнале. После оформляется контрольная лента, где проставляются подписи ответственных лиц и указываются:

заводской номер и тип ККМ;
дата и точное время начала смены;
данные счетчиков.

Обязательно проверяется наличие чековой ленты, если нужно, производится ее замена. Перед началом продаж аптечного ассортимента, производится печать нескольких чеков, для оценки качества передачи реквизитов.

В конце рабочего дня хозяйственная операция начала смены повторяется: кассир указывает данные счетчиков, выручку, номер и тип ККМ на контрольной ленте. По правилам ведения бухгалтерского учета контрольные ленты упаковываются и хранятся 15 дней после проведения инвентаризации, подтвержденной соответствующим актом.

Отметим, что согласно законодательству, в аптеке может храниться остаток наличных средств в пределах определенных сумм. Разрешено хранить деньги сверх лимита не более трех суток с момента получения в банке, но только для определенных целей, например, выдачи зарплаты или выплаты соцпособий по страхованию.

Программное обеспечение для кассы

Это кассовая программа, позволяющая вести учет товара, который реализуется в аптеке, то есть оформлять расходные операции. В частности, программа «БЭСТ-5. Кассир» предназначена для управления аптечной кассой и позволяет проводить не только стандартные кассовые операции, а также:

передавать данные в ГИС МДЛП и ГИС МТ, так как ПО работает с НС Честный ЗНАК;
регистрировать электронные чеки;
формировать реестры ЖНВЛП и РЛС, пользоваться стеллажными карточками, схемой хранения остатков и выполнять другие функции, связанные с фармацевтической спецификой;
использовать систему быстрый платежей (СБП).

Таким образом, правильно подобранная кассовая программа существенно упрощает оформление розничной продажи, систематизирует специфический бизнес-процесс и поможет исключить длительную подготовку кассира к работе, если ПО имеет понятный интерфейс.

Маркировка товаров

Маркировка лекарств является обязательной. Организации, которые игнорируют это требование, выплачивают штрафы. Они начисляются в случае, если выявляются нарушения при передаче данных по системе мониторинга. Таким образом маркировка позволяет полностью отслеживать движение лекарственных препаратов, а также исключает:

реализацию низкокачественных, фальсифицированных и контрафактных лекарственных препаратов, независимо от места реализации в стране;
неэффективные расходы, а значит экономится бюджет, в том числе в случаях, когда возникает вопрос о закупке медикаментов, не предназначенных для розничных продаж;
бесконтрольность перемещения лекарственных средств в аптечные сети, когда на их приобретение выделяются бюджетные средства;
нерациональное планирование и управление запасами и резервами лекарственных средств на всех уровнях.

Аптечные предприятия получают возможность управлять логистикой запланированного ассортимента лекарственных препаратов эффективнее, выгоднее и без противозаконных рисков. Реализация маркировки осуществляется посредством национальной системы цифровой маркировки товаров Честный ЗНАК. Передача данных проводится посредством ПО «БЭСТ-5. Аптека».

Обязанности кассира

Прежде чем доверить сохранность и движение денежных средств сотруднику, заведующий аптеки устанавливает должностные права и обязанности, с которыми кассир знакомится под подпись. Впрочем, если речь идет о небольшой аптеке, то проводить кассовые операции и заниматься бухгалтерским учетом может сам руководитель. Однако если в аптеке предусмотрено несколько кассиров, один из них должен выполнять обязанности старшего специалиста.

Порядок расчетных операций с покупателями проводится с учетом следующего:

Во время реализации товара, при расчетах с покупателями, кассир вводит сумму покупки согласно показаниям ККМ и четко произносит ее клиенту.

Кассир получает денежную наличность или указывает безналичный расчет для последующей работы с банковским терминалом. При этом наличные он не убирает до полного расчета с покупателем.

После проведения продажи кассир дожидается появления чека и вручает его покупателю вместе со сдачей (если она есть), четко проговорив ее сумму.

Во время рабочего дня кассиру запрещено:

Снимать кассу, останавливая продажу товаров, без уведомления руководства аптеки, как и покидать рабочее место, не отключая ККМ.
Размещать наличные денежные средства в кассе, если они не учтены и не являются разменом.

Камеры в кассовой зоне

Законодательство РФ не выдвигает строгих требований к оборудованию кассового узла. Сохранение средств реализуется силами юридического лица (физического лица-предпринимателя). Однако аптека — это место, где постоянно в наличии имеются денежные средства, циркулируют товарно-материальные ценности, в том числе лекарственные препараты, реализующиеся строго по рецепту. Область кассы попадает под зону высокой опасности, так как тут речь идет не только о кражах посетителей, но и мошенническом поведении сотрудников аптеки. Поэтому над оборудованием обычно устанавливается камера, которая позволяет заведующему полностью контролировать работу кассира.

О наличии съемки сотрудник должен знать, ровно как о видеонаблюдении уведомляется каждый посетитель аптеки посредством объявлений в хорошо видимых зонах.

Решение «БЭСТ-5. Кассир»

«БЭСТ-5. Аптека» — достойное решение для аптечной кассы, которое позволит организовать полноценную розничную торговлю. Программное обеспечение поддерживает широкий функционал, позволяет контролировать и вести точный учет товара в рамках фармспецифики.

Свяжитесь с нами для получения подробной консультации о работе решений «БЭСТ-5. Аптека» и «БЭСТ-5.Кассир».

Статьи — Учет движения денежных средств в аптеке